卡比的爽朗日記

「京大生教你玩日本！」

《前言》

若以賽跑來說，如果校內申請流程是100m的短跑比賽，那校外申請流程肯定是21km的長跑比賽。那麼就承接上一篇校內申請篇（若尚未看過此篇文章，建議先行閱讀），這次想與大家分享的是漫長的校外申請篇。

《交換留學：校外申請前置作業》

如同在校內申請篇提及到的，由於交換名額是有限的，未必每個人都能順利錄取到自己的第一志願，但進入到這一階段的入選者，卻通常還是會有部分申請者反悔當時的選擇（例如當初填寫未獲獎學金仍願意自費，錄取後卻突然反悔不願自費的情形，又例如當初填寫願意前往的志願學校，錄取後卻突然反悔不願去該志願學校的情形，諸如此類的情形不可勝數，且通常這樣的反悔會剝奪未來所有的交換申請資格，申請時務必再次確認自己填寫的資訊），因此，校方通常會在這個階段請各位錄取者填寫「交換同意聲明書」，確認每個人都真的願意前往所錄取的學校（若不願意則會改填「放棄資格切結書」），並同時填寫家長擔保同意書和獎學金切結書等資料。緊接著，校方通常會開設一個交換生行前說明會，並向所有錄取的交換生講解交換留學的相關規定，而校方講解的內容固然重要，但所謂「出外靠朋友」，未來的交換留學生涯會長時間需要自立自強，此時此刻最重要的其實莫過於在茫茫人海當中找到同一個交換學校的夥伴（通常每一學校的交換生名額都會配額2名以上），甚至擴大一點找到鄰近交換學校、同一個交換縣市、同一個交換國家的夥伴，尤其推薦可以留下社群軟體的連絡資訊，如此一般，未來無論是前往交換留學前的校外申請資料準備和前往後的疑難雜症或出遊相約都能有所照應：）

《校外申請流程第一階段：提名》

（校外申請的時程與順序會根據交換學校而有所不同，以下內容乃參照筆者申請的京都大學進行說明，各自學校的實際情形請以校方公布為準）校外申請最難的不在於流程的完成，而是難在於流程的開始往往是不知不覺！當確認獲取交換留學資格以後，校方應該要協助每一位交換留學申請者完成各個學校所需要的校外申請流程，但同時，「每一位交換留學申請者也應該要自主追蹤自己學校的交換申請流程」。以筆者申請的京都大學來說，由於京都大學的學制是4-9月為上學期，10-3月為下學期，與台灣的學制截然不同，所以京都大學的提名程序其實早已在校內申請前的6月通知，但取得校內申請資格已是11月底，而負責多個國家、多所學校的校方人員未必能記住所有學校的提名程序資訊，隨時詢問乃是上策（像筆者當時校方提名的限制時間為1月底，但2月初才意識到校方未進行提名，但好險經過兩校的溝通後，最後有成功補救，不過或許不是每個人都能這麼幸運，甚至有可能因此被姊妹校取消申請資格，因此時程掌握還是建議多加注意）。

《校外申請流程第二階段：申請資料準備》

（校外申請的時程與順序會根據交換學校而有所不同，以下內容乃參照筆者申請的京都大學進行說明，各自學校的實際情形請以校方公布為準）在段落的一開始，先行聲明取得校內交換申請的資格，並不等於取得姊妹校的入學許可！就像是校內會針對申請者進行評估，並透過申請者提供之資料決定是否給予交換留學生資格，校外同樣也會針對被提名者進行評估，並一樣透過被提名者提供之資料決定是否給予交換留學生入學許可，因此，申請資料務必謹慎準備（像是筆者友人曾因為「就讀校系與姊妹校欲申請科系不符」，而被姊妹校拒絕申請）。通常申請資料百百種，非常建議收到相關資料的當下即刻準備，甚至是在知道取得校內交換生資格時，便可以先行從學長姊打聽需要的申請資料（通常每年度的申請準備資料都不會變動太大），通常不外乎就是推薦信、健康檢查報告、在學證明、語言證明、在校成績單等文件。

以京都大學來說，需要的文件會根據交換計劃的不同而有差異（KUINEP是通識課程計劃，主要是英文授課之課程；GEA是系所課程計劃，主要是日文授課，但部分系所亦提供充足英文授課課程；GESR是指導教授研究計劃），其中列舉幾個比較需要注意的部分進行補充說明：

一、線上申請文件（Online application pages）
京都大學乃是透過線上系統進行校外交換申請作業，系統上會要求填寫希望申請計劃、申請期間、申請校系、欲選修課程、個人基本資料等資料，再強調一次申請資料務必謹慎準備，以避免被姊妹校拒絕申請。

二、推薦信（Recommendation letter）
與校內申請時一樣，校外申請同樣需要推薦信。京都大學有自己的推薦信格式，且總共需要兩份推薦信，不過推薦信似乎沒有限制語言，於是筆者當時一封是由系上課程老師填寫（以英文填寫），另一封則是由日文課程老師填寫（以日文填寫），不過還是一樣要提醒推薦信的撰寫通常都要一定時間，時間的掌握上要自行拿捏。

※推薦信的小故事分享※

說到日文的推薦信，想當初筆者非常自以為是地透過日文信件請求日文老師幫忙撰寫，結果，「不寫則已，一寫驚人」，例如信件直接寫「推薦書をか書いてください（請寫推薦信）」或是「サインしてください（請簽名）」，雖然翻譯看起來好像沒什麼太大的問題，但其實這種寫法非常亂來，因為對日本人來說這樣的寫法完全沒有一絲尊敬的感覺，甚至還被日文老師說「不要說你是我的學生」（汗），現在回想起來都想趁著寄信前，趕快把過去的自己敲暈。不過「不經一事，不長一智」，拜這樣的經驗所賜，在前往京都大學以前還有機會知道日文書信的規矩，或許也算是不幸中的大幸了XD

起初的信件真的是讓老師備受驚嚇，嚇到一次出了好幾個日文書信作業給我，以下附上「向老師請求幫忙撰寫推薦信」的正確寫法：

三、健康檢查報告（Health certificate）
需要準備的申請資料當中，就這個健康檢查報告最讓人不知所措，因為這份健康檢查既然是有格式的健康檢查，而且其中還有醫院印章的空格，因此變相使得申請者只能前往大醫院接受檢查。雖然趁機會做個完善的身體檢查固然不錯，但筆者推薦簡單的一般理學檢查即可安然過關（筆者當時是選擇新北市立聯合醫院，一般理學檢查100元，不用抽血又可當天拿到蓋有院方印章的這份健康檢查報告）。

四、求學目的（Statement of purpose）
選擇GEA（系所課程計劃）或GESR（指導教授研究計劃）的交換留學計畫，會額外需要填寫求學目的的表單，且如果計畫要修習日文課程的話，答題更是需要使用日文作答，想當初寫這篇日文作文也是耗費不少時間Orz，而且當時好像完全沒給日文老師審閱就直接送件了XD

五、JASSO獎學金申請表格（JASSO scholarship application form）
JASSO，全名為Japan Student Services Organization，日文稱作「日本学生支援機構」，是一個提供留學生經濟支援的機構，補助對象適用「前往國外的日本交換留學生」和「前往日本的他國交換留學生」。JASSO的獎學金類別相當多樣化，而筆者本次申請的是名為「海外留学支援制度（協定受入）」的獎學金，月額給付高達8萬日圓，而且申請無需自行辦理，只要在遞交的申請文件當中再附上JASSO的申請表即可，不過由於名額有限，申請未必能順利獲得本項獎學金補助，而且在前往日本以前也無從獲知是否取得該筆獎學金，因此在前往日本以前，還是建議先以沒有取得這筆獎學金的前提下準備日後日本交換的生活費。順帶一提，雖然無法確實判讀JASSO獎學金的發放標準，但基本上應該還是以自己的校內成績決勝負（各國各校成績計分方式不盡相同，請從6個類別當中自行選擇符合自己評分標準的類別），大大建議想要申請日本交換的朋友，絕對不要錯過這個千載難逢的獎學金！

校外申請資料大致上就是上面提到的部分，剩下的就是一些護照影本（請確認有效期限是不是足以到交換期間結束）、校內成績單、語言檢定證明等資料，等所有資料確認齊全後便可連絡自己學校的校方人員，並將所有資料透過國際快遞方式寄出，以筆者當時申請的時程，校外申請的資料須於二月底前寄送，時程其實相當緊湊，然後寄出前強烈建議將整份文件掃描或複印，以避免進行國際遞送作業時產生意外而沒有任何留底檔案。

《校外申請流程第三階段：無限等待》

或許會好奇於為什麼要特別列這個「無限等待」階段，但事實上京都大學的交換時程真的是拖很久，1月底前提名，2月底前校外申請資料送件，接下來就會持續音訊全無的狀態直到懷疑人生（期間應該會耳聞很多交換生都已經在準備訂機票或是處理簽證之類，但申請京都大學的交換生只能等待再等待……Orz），不過筆者在漫長的等待期間當中倒是遇到校內增加留學獎學金補助的名額，並成功取得15萬台幣的獎學金（獲領獎學金者須於交換期間修習專門課程，且回國後需額外繳交交換心得影音檔等資料，獎學金的發放約於9月底前）。

《交換留學：校外申請結束》

在校外申請階段當中，最辛苦的不在於校外申請資料的準備（但從提名到資料繳交，僅一個月的準備時間其實也是忙到天翻地覆），而是在於入學許可的核發（未取得以前都無法放心，因為姊妹校隨時有可能通知拒絕入學）。以筆者本人經驗來說，正式通過京都大學入學審查已是6月中旬，而實際取得入學許可已是8月底以後的事情……，剩下的部分請容筆者下篇文章再分享XD

【交換留學三部曲】

1. 京都大學交換留學申請（校內申請篇）　
2. 從清華大學到京都大學（校外申請篇）　
3. 正式前往京都大學交換（入學許可篇）　

【相關連結】

京都大學官網（右上角可以更換語言）　

JASSO日本学生支援機構官網　JASSO交換留學生獎學金（日文）　

京都大學交換計劃介紹（日文）　京都大學交換申請程序（英文）

【補充說明】

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